Artikel 1 – Algemeen
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle reserveringen, overeenkomsten en het gebruik van zalen en ruimtes in het Instituutsgebouw van KIVI, gevestigd te Den Haag, hierna te noemen “de verhuurder”. De persoon of organisatie die een ruimte reserveert of huurt wordt hierna aangeduid als “de huurder”.

Door het maken van een reservering verklaart de huurder zich akkoord met deze algemene voorwaarden.

Artikel 2 – Reservering en betaling
De huurprijs dient uiterlijk één week voorafgaand aan de gereserveerde datum te zijn voldaan. Betaling dient te geschieden door overmaking op ons ING-rekeningnummer: 177 70 70 ten name van Congresbureau KIVI te Den Haag, onder vermelding van het factuurnummer.

Catering en consumpties worden achteraf op basis van nacalculatie gefactureerd. De factuur hiervoor wordt binnen één werkweek na het evenement verzonden. De betalingstermijn bedraagt veertien dagen na factuurdatum.

Artikel 3 – Tarieven en btw

• Op de verhuur van zalen is het btw-tarief van 0% van toepassing.
• Op catering en consumpties (met uitzondering van alcoholische dranken) is het verlaagde btw-tarief van 9% van toepassing.
• Op alcoholische dranken is het btw-tarief van 21% van toepassing.
• Op het gebruik of de huur van technische hulpmiddelen en audiovisuele apparatuur is eveneens het btw-tarief van 21% van toepassing.
• Alle genoemde prijzen en tarieven zijn, tenzij anders vermeld, exclusief btw.

Artikel 4 – Annulering en verplaatsing
Indien een reservering wordt geannuleerd, gelden de volgende annuleringsvoorwaarden:

1. Bij annulering tot één maand vóór de gereserveerde datum is de huurder 50% van de overeengekomen huurprijs verschuldigd.
2. Bij annulering binnen één maand vóór de gereserveerde datum is de volledige huurprijs verschuldigd.
3. Tot uiterlijk één maand vóór de gereserveerde datum kan het evenement kosteloos worden verplaatst naar een nieuwe datum. Deze nieuwe datum dient direct bij het verzoek tot verplaatsing te worden vastgelegd. Het is niet mogelijk een reservering daarna nogmaals kosteloos te verplaatsen.

Artikel 5 – Catering en consumpties

1. Catering en consumpties worden uitsluitend verzorgd door of via de verhuurder. Het meebrengen of laten verzorgen van eigen catering door derden is niet toegestaan.
2. De huurder dient uiterlijk twee werkdagen vóór de gereserveerde datum het definitieve aantal maaltijden, hapjes of snacks door te geven. Minimaal het opgegeven aantal zal in rekening worden gebracht.
3. Indien tijdens het evenement aanvullende catering gewenst is, kan dit uitsluitend op basis van beschikbaarheid en in overleg met de huismeester worden verzorgd. Eventuele extra consumpties of catering worden achteraf op basis van nacalculatie gefactureerd.
4. De laatste verstrekking van consumpties en catering vindt uiterlijk plaats om 22.00 uur. De gehuurde ruimtes dienen uiterlijk om 23.00 uur volledig te zijn ontruimd.

Artikel 6 – Gebruik van de ruimtes
De huurder zal ervoor zorgdragen dat de gehuurde ruimtes gedurende de huurperiode ordelijk worden gebruikt en een verzorgd aanzien behouden. De ruimtes dienen uitsluitend te worden gebruikt overeenkomstig de afgesproken bestemming.

Zonder voorafgaande schriftelijke of mondelijke toestemming van de verhuurder of huismeester is het niet toegestaan veranderingen of aanpassingen aan te brengen in de inrichting van de gehuurde ruimtes.

Artikel 7 – Aansprakelijkheid en schade

1. Goederen van de huurder of van derden bevinden zich in het Instituutsgebouw geheel voor eigen risico. De verhuurder is niet verantwoordelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van deze goederen en draagt geen zorg voor verzekering daarvan.
2. De verhuurder aanvaardt geen aansprakelijkheid voor lichamelijk of geestelijk letsel van huurders, gasten of derden, noch voor schade die door huurders of hun gasten aan derden wordt toegebracht.
3. De huurder is aansprakelijk voor alle schade aan gebouwen, installaties en inventaris die ontstaat tijdens het gebruik van de gehuurde ruimtes en die wordt veroorzaakt door de huurder zelf, diens medewerkers, gasten of ingeschakelde derden. De kosten van herstel of vervanging zullen aan de huurder in rekening worden gebracht.

Artikel 8 – Overmacht
De verhuurder is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien hij daartoe wordt verhinderd als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de redelijke invloedssfeer van de verhuurder waardoor de uitvoering van de overeenkomst tijdelijk of blijvend onmogelijk wordt.

Onder overmacht wordt onder meer verstaan: storingen in nutsvoorzieningen, brand, stakingen, overheidsmaatregelen, pandemieën, extreme weersomstandigheden of andere onvoorziene omstandigheden.

In geval van overmacht zal de verhuurder zich inspannen om, in overleg met de huurder, een alternatieve datum of passende oplossing te vinden.

Artikel 9 – Toepasselijk recht en geschillen
Op alle overeenkomsten tussen verhuurder en huurder is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Eventuele geschillen voortvloeiend uit of verband houdend met deze overeenkomst zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag, tenzij dwingendrechtelijke bepalingen anders voorschrijven.

Artikel 10 – Afwijkende afspraken
Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk door beide partijen zijn bevestigd.